セルフストレージ管理のためのソフトウェアの選択

セルフストレージ管理ソフトウェアの台頭により、施設を効果的かつ効率的に運営することは、間違いなくかつてないほど容易になっています。紙とペンでビジネスを行うことは技術的にはまだ可能ですが、ソフトウェアソリューションは見過ごすにはあまりに有利なものです。課題は、特定のニーズに合ったビジネスに適したソフトウェアを選択することです。その判断材料として、最も重要な意思決定要因をご紹介します。

ストレージの運用を管理するために考慮すべきポイント

ストレージ設備の更新という選択

自動化設備を運用するには、適切な管理ソフトウェアを持つことが重要です。大規模な事業を展開している企業であっても、起業したばかりの企業であっても、それぞれのニーズに合った適切なソフトウェアソリューションを見つけることができる必要があります。既存の古いソフトウェアであっても、変更や更新の時期が来ているのかもしれません。実際のソフトが何年前のものなのか、どれくらいの頻度で更新されるのかを考えてみましょう。前回のアップデートから時間が経っている場合は、より完成度の高い新しいソフトウェアに移行する時期かもしれません。また、本来ならもっと簡単に、あるいはソフトウェアを使って自動的に完了できるはずのタスクを、手作業で行っているようであれば、アップグレードのタイミングであることは間違いないでしょう。

新しいソフトウェアを手に入れる決断をしたのなら、早めに、そして既存のプログラムが遅くなったり動かなくなったりする前に、それを行うようにしましょう。また、既存のソフトウェアがビジネスとしてのニーズに合わなくなる前に、新しいソフトウェアを導入するのに十分な時間があることを確認してください。

譲れないセルフストレージ管理ソフトウェアの機能

買い替えの候補を検討する際、譲れない、あるいは譲れないと考えるべき機能があります。顧客関係管理、タスク管理、価格設定と割引、コミュニケーション、会計、レポート、施設監視ツールなどが含まれます。もし、これらの基本的かつ不可欠な機能がないプログラムに出会ったら、他を探すことをお勧めします。 さらに、アクセスやセキュリティなど、施設内の他のシステムとの統合が容易であることも重要です。様々なオペレーションシステムを統合することが重要であり、オペレーションをより効率的にすることができるのです。

最近のパンデミックを考えると、非接触機能も優先されるべきです。 非接触型決済や、非接触型入退室オプションなどです。もう一つの重要な検討事項は、支払い方法です。適切なものを選ぶことで、お客様にとっても、お客様にとっても、より楽しい体験となり、支払いに関する問題が発生した場合にも、双方にとってより簡単に解決することができます。

セルフストレージ管理はクラウド型かスタンドアローン型か？

ソフトウェアソリューションを検討する際に、クラウドベースかスタンドアローンかということは基本的な検討事項です。 Windowsを介したスタンドアローン型のソフトウェアが主流であり、現在も、だいぶ減ってはいるものの、使われています。スタンドアローンシステムでは、施設のデータやソフトウェアはパソコンにローカルに保存され、バックアップは外付けハードディスクに手動で行われます。一方、クラウドベースのソフトウェアソリューションでは、データは外部のサーバーやネットワークに保存されるため、必要に応じて、あるいは将来的に別の施設間でデータを複製することができます。

スタンドアローンソフトは、悪意ある攻撃や不慮の事故によるデータ消失の可能性があることなどから減少しました。クラウドベースのテクノロジーは、データが常に利用可能であり、単一の場所やデバイスに縛られることがないため、事故や災害の際にも非常に安全です。また、ソフトウェアをオンラインでホストしているため、自動的にアップデートが行われ、他の現代的なソフトウェアプロバイダーも簡単に既存のシステムと統合することができます。全体としては、クラウド型ソフトの方が有利ですが、運用の都合上、スタンドアローン型ソフトを好む人もいるでしょう。

特殊なセルフストレージ管理

ソフトウェアを選択する際のもう一つの考慮点は、施設が提供する可能性のある特殊なストレージオプションに対応し、適応できるかどうかを理解することです。どのソフトウェアも、本体や鍵の基本的な価格設定には対応しているはずですが、RV倉庫の電気設備など特殊なアイテムの価格変動に対応できないものや、車両登録やRV保険の正しいデータフィールドを提供しないものがあります。選択したソフトウェアが、提供するさまざまな専門サービスを効果的に管理できるものであることを確認してください。モバイルストレージ、ワインストレージ、バレーストレージなど、他のタイプのサービスを提供する場合は、さらに考慮すべき機能要件が追加されます。

セルフストレージソフトウェアの使いやすさ

機能面はもちろんのこと、選ぶソフトは自分にとってもお客様にとっても使いやすいものであることが大切です。たとえすべての機能を備えたプログラムであっても、あなたやあなたのスタッフが効率的に操作し、実施することができなければ、効果はありません。ほとんどのプロバイダーはデモを提供しています。これは、ソフトウェアが自分に合っているかどうか、または学習曲線が急すぎるかどうかを確認する簡単な方法です。デモの間、プログラムを使いこなす必要はありませんが、あなたが最も楽しんでいる機能を確認し、ソフトウェアがあなたのニーズに合うかどうかを確認するために、想定される状況を演じてみることは有益です。

セルフストレージソフトウェアのコスト

低コストであることは間違いなくプラスですが、当然ながら、それが判断の全てではありません。価格を比較するときは、臆することなく手を出してください。プロバイダーからの見積書には、あなたが必要とするすべての機能が含まれているか、アスタリスクや小さな文字でタグ付けされていないか、確認してください。このプロバイダーがコストを引き上げた過去があるかどうか、そのソフトの現在のユーザーに尋ねることができる可能性があります。また、新しいソフトウェアが時間短縮の面でどのようなメリットをもたらすかについても検討してください。これらは、当初は少し高い月額費用に見えるかもしれませんが、それを大きく上回る可能性があります。

ローカライゼーション

重要でありながら、当初は見過ごされがちなのが、ソフトウェアがお客様のニーズに合わせてうまくローカライズされているかどうかという点です。多言語、通貨、税率、決済ゲートウェイ、会計規則などをサポートしているかどうかを検討します。 ある国でうまくいったことが、別の国では必ずしも理想的であるとは限りません。

適切なセルフストレージソフトウェアを選択することは、時に面倒であり、1つのサイズですべての解決策があるわけではありません。しかし、自社の事業規模を知り、提供するサービスのニーズを徹底的に理解し、さらに自社の将来計画を立てることが、自社と自社の事業に最適な管理ソフトを選ぶための最良の指針となります。

ストーガナイズの使用方法はアンワイヤードロジックのYoutubeチャンネルでは日本語でご覧いただけます。